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Agiles Projektmanagement - für wen und warum?

Agiles Projektmanagement ist mehr als nur eine Modeerscheinung.

Erste agile Methoden im Bereich der Software-Entwicklung sind bereits Mitte der 1990er Jahre entstanden. Sie orientieren sich an empirischen Modellen, die eingesetzt werden, wenn das Endergebnis zu Beginn des Projekts noch nicht oder nur schwer planbar ist. Entsprechend kannst Du mit agilem Projektmanagement die Anforderungen noch während des Projektverlaufs verändern bzw. anpassen. Unter den agilen Vorgehensweisen ist Scrum die bekannteste und am weitesten verbreitete Methode.

Agiles Projektmanagement:
Die Scrum-Methode

Was ist eigentlich Scrum?

Im Jahr 2001 wird agiles Projektmanagement mit Scrum in dem Buch „Agile Software Development with Scrum“ etabliert, allerdings nur für die Softwareentwicklung. 2003 wird das Spektrum erweitert auf das gesamte Projektmanagement mit Scrum („Agile Project Management with Scrum“) und damit auf das gesamte Unternehmen.

Definition Scrum:

Das Wort Scrum selbst bezeichnet beim Rugby das Gedränge der Spieler beim Einwurf des Balles. Die Analogie soll die Arbeit in kleinen, selbstorganisierten Einheiten unterstreichen, die von außen lediglich eine Richtung (Ziel) vorgegeben bekommen, aber die Taktik sowie Art und Weise, wie sie das gemeinsame Ziel erreichen wollen, selbst bestimmen.

In der Scrum-Welt hast Du drei Rollen. Es gibt:

  • den Product Owner,
  • das Development Team und
  • den Scrum Master

 

Der Product Owner ist Dein Kunde bzw. repräsentiert er Deinen Kunden. Er sorgt dafür, dass die Kunden-Interessen im Projekt umgesetzt werden.

Das Development-Team arbeitet selbstständig und eigenverantwortlich an der Umsetzung der Kundenwünsche.

Als Coach tritt der Scrum Master auf, der dafür sorgt, dass das Team möglichst reibungslos arbeiten kann.

Die vier Prinzipien im Scrum-Projektmanagement

Die Zusammenarbeit im Scrum-Projektmanagement kannst Du für agiles Projektmanagement auf vier Prinzipien aufbauen:

  • Die einzelnen Personen und Interaktionen sind wichtiger als die Prozesse und die Projektmanagement-Tools.
  • Ein funktionierendes Endergebnis (z.B. Software) ist wichtiger als eine detaillierte Dokumentation / Berichte.
  • Die aktive Zusammenarbeit mit dem Kunden ist wichtiger als vertragliche Fixierungen.
  • Sinnvolle Änderungen am Projektziel sind wichtiger als das sture Verfolgen des
    ursprünglichen Plans.


Die Scrum-Methode …

  • ist insbesondere in der Software-Entwicklung hilfreich.
  • kennt die Rollen Product Owner, Development-Team und Scrum Master.
  • präferiert Interaktion, Funktion und Sinnhaftigkeit.

Welche agilen Methoden für agiles Projektmanagement gibt es noch?

Scrum ist aktuell die populärste Methode für agiles Projektmanagement.

Es gibt aber noch viele weitere agile Techniken wie Kanban, Extreme Programming, MVP, Feature Driven Development, Test Driven Development oder Crystal Clear, mit denen Du agil Projekte managen kannst.

Der Begriff "Agiles Projektmanagement" wird dabei immer mehr zum Oberbegriff für die Vorgehensweise, die deutlich von der Art der klassischen Wasserfall-Methode abweicht.

 

Kanban

In den 1950er entwickelt, stammt Kanban (japanisch für „Signalkarte“) ursprünglich aus der Produktionssteuerung von Toyota.

Ziel ist es, jede Fertigungs- bzw. Produktionsstufe effizient zu steuern und den Materialfluss optimal zu gestalten. Bei der Übertragung auf die IT wurden Kanban Elemente aus Lean Production, Lean Development und der Theory of Constraints hinzugefügt. Entstanden ist ein eigenes agiles Projektmanagement, bei dem die Anzahl parallel anfallender Arbeiten begrenzt ist und somit kürzere Durchlaufzeiten erreicht werden.
Dadurch gelingt es Dir, für agiles Projektmanagement Engpässe zu vermeiden, da diese auf diese Art schnell sichtbar werden.

Folgende Prinzipien helfen Dir, für agiles Projektmanagement mit IT-Kanban Deine Projekte zu steuern:

  • Visualisierung aller Stationen des Workflows auf einem Kanban-Board
    Die einzelnen Aufgaben, beispielsweise auf einer Karteikarte notiert, kannst Du einfach und schnell von links nach rechts durch die einzelnen Stationen der Wertschöpfungskette verschieben.
  • Begrenzung der Arbeit (Work in Progress)
    Du kannst für agiles Projektmanagement eine Höchstzahl von Aufgaben festlegen, die pro Station gleichzeitig bearbeitet werden dürfen.
  • Steuerung und Analyse des Workflows
    Es ist Dir leicht möglich, den Arbeitsprozess zu verbessern, indem Du Messgrößen – wie Länge der Warteschlange oder die Durchlaufzeit (von Station zu Station oder die gesamte Durchlaufzeit) – analysierst.
  • Formulierung von Regeln für den Prozess
    Du kannst für agiles Projektmanagement definieren,  was mit dem Begriff „fertig“ gemeint ist oder in welcher Reihenfolge, also nach welcher Priorisierung, die Aufgabenkarten genommen werden sollen.
  • Fortlaufende Verbesserung und Förderung von Leadership
    Du kannst Deine Mitarbeiter dazu anhalten, konkrete Verbesserungsvorschläge einzureichen. Die Vorschläge werden dann ernsthaft auf allen Organisationsebenen diskutiert und, falls in ihrer Art geeignet, umgesetzt.

 

Design Thinking

Design Thinking ist eine anwenderorientierte Methode zum Lösen von Problemen und zur Entwicklung neuer Ideen. Das Team besteht meist aus Mitgliedern unterschiedlicher Disziplinen. Es nimmt die Perspektive des Anwenders ein und stellt dessen Wünsche und Anforderungen in den Mittelpunkt.

Den Prozess von Design Thinking kannst Du für agiles Projektmanagement in sechs Schritte aufteilen:

  • Verstehen
    Der Auftraggeber erklärt Deinem Team die Aufgabenstellung.
  • Beobachten
    Deine Teammitglieder notieren sich die Aufgabe.
  • Synthese
    Dein Team trägt seine Notizen zusammen und kommt zu einem gemeinsamen Verständnis der Aufgabe.
  • Ideen finden
    Das Team sammelt mögliche Lösungen für die Aufgabenstellungen und wählt dann die beste aus.
  • Prototypenerstellung
    Die beste Lösung setzt Dein Team dann als Prototyp um.
  • Test des erstellten Prototypen
    Du kannst anschließend Tests durchlaufen lassen und, falls notwendig, das Produkt weiter optimieren.

 

DevOps

Großen IT- und Softwarebezug weist das Modell DevOps aus. DevOps ist dabei ein Kunstwort aus den Begriffen Development und (IT-) Operations.

Der Sinn des Modells ist es, eine effektivere und effizientere Zusammenarbeit der Bereiche Entwicklung (Dev), IT-Operations (Ops) und Qualitätssicherung (QS) zu erzielen. Mit DevOps ist also die bereichsübergreifende, unternehmensweite Zusammenarbeit der Manager, Entwickler, Tester und Administratoren unter Einbeziehung des Kunden gemeint. Alle Beteiligten ziehen dabei an einem Strang und haben das gemeinsame Ziel im Visier: Die Bereitstellung einer hochwertigen Software.

Mit DevOps kannst Du somit für agiles Projektmanagement die Software schneller und in einer besseren Qualität entwickeln. Außerdem wird die Zusammenarbeit Deiner Teams verbessert.

Weitere agile Projektmanagement-Methoden sind …

  • Kanban mit seinem visuellen Workflow auf dem Kanban Board.
  • Design Thinking zur Ideen- und Lösungsfindung im Team.
  • präferiert Interaktion, Funktion und Sinnhaftigkeit.

Vorteile und Nachteile agiler Vorgehensweisen

Egal für welches Modell Du Dich entscheidest, agiles Projektmanagement bringt Dir Vorteile:
Du profitierst durch:

  • hohe Flexibilität,
  • schnelle Umsetzung,
  • geringen Planungsaufwand,
  • leichte Führung und Verwaltung,
  • starke Anpassungsfähigkeit,
  • große Eigenverantwortlichkeit.

 

Diese Vorteile verschaffen Dir einen bedeutenden Wettbewerbsvorteil.

Achten solltest Du im agilen Projektmanagement allerdings auf das unternehmensweite Projekt- und Ressourcenmanagement, denn die agile Vorgehensweise verlangt:

  • Einen hohen Kommunikationsaufwand
    Agile Methoden funktionieren sehr gut, wenn nur eine Abteilung involviert ist und auf das Ergebnis bezogen keine bzw. wenig Abhängigkeiten bestehen. Häufig sind agil umgesetzte Entwicklungsprojekte jedoch Teil größerer Kundenprojekte. In diesem Fall ist es sehr wichtig, dass Du großen Wert auf die interne Kommunikation und die lückenlose Abstimmung zwischen den Abteilungen legst.
  • Eine gute Kapazitätsplanung
    Durch agile Vorgehensweisen wird die Arbeit nicht weniger. Deshalb musst Du Deine Kapazitäten im Projekt stets genau im Rahmen einer sorgfältigen Ressourcenplanung planen.
  • Tools für agiles Projektmanagement
    Agiles Projektmanagement wird in der Regel in eigenen, speziellen Softwarelösungen abgebildet. Sind diese nicht in die unternehmensweite Projektmanagement Software  integriert, können erhebliche Informationsdefizite in diesen Enterprise-Lösungen entstehen, die sich insbesondere bei der Simulation künftiger Szenarien im Projektportfolio negativ bemerkbar machen. Deshalb solltest Du stets auf die Auswahl passender Projektmanagement-Tools achten.
  • Eine hohe Eigenverantwortung
    Mitarbeiter müssen fähig sein, in agilen Teams eigenverantwortlich zu handeln. Für Dich heißt es, dass Du bei der Auswahl der richtigen Teammitglieder nicht nur auf die fachliche Kompetenz Wert legen darfst. Auch die Bereitschaft zum eigenverantwortlichen Handeln sollte unbedingt vorhanden sein.
  • Eine geringe Vorhersehbarkeit für das finale Projektergebnis
    Die schnelle Anpassbarkeit der Ziele und der Vorgehensweise bedeutet für Dich auch, dass das gesamte Projekt jederzeit neu definiert werden kann – unter Umständen mit entsprechender Auswirkung aufs Budget.
  • Keine oder kaum Dokumentation zur gefundenen Lösung
    Da Lösungen oft durch Brainstorming gefunden werden, ist eine saubere Dokumentation dazu nur sehr schwer möglich.
  • Kein belastbares Multiprojektmanagement
    Da Agilität keine übergreifende Planung zulässt, ist auch Multiprojektmanagement  bzw. Portfoliomanagement kaum durchführbar.

 

 

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Agiles Projektmanagement bedeutet für dich und dein Unternehmen …

  • die Notwendigkeit einer ausgeprägten Kommunikationskultur.
  • hohe Anforderungen an die Projekt- und Kapazitätsplanung.
  • ein Bekenntnis zu Flexibilität und wechselnden Zielen. 

Tipps zur Einführung der agilen Methoden für agiles Projektmanagement

Die Einführung von agilem Projektmanagement ist eine Herausforderung, aber kein Hexenwerk. Wichtig ist dabei, dass Du klein und möglichst einfach beginnst:

  • Wähle ein Team, das agil arbeiten möchte.
  • Nimm ein möglichst klar umrissenes, kleines Projekt.
  • Achte auf eine genaue Zieldefinition.
  • Entscheide Dich, nach welcher agilen Projektmanagement Methode Du arbeiten möchtest.
  • Sorge dafür, dass Dein Team die Methode versteht.
  • Finde heraus, ob Teammitglieder geschult werden müssen.

 

Ist es Dein erstes agiles Projekt, so wäre es wichtig, nach Abschluss alle Erfolge und Misserfolge festzuhalten, um daraus zu lernen. Dokumentiere unbedingt, was gut funktioniert hat, wo Du noch Verbesserungen einplanen oder wo Du gegebenenfalls auf Hybrides Projektmanagement  zugreifen solltest.

Optimiere anschließend Dein agiles Projektmanagement und beginne Dein nächstes Projekt!

Wo sind die Unterschiede?

Scrum, Wasserfall, Netzplan, hybrid … Wo ist eigentlich der Unterschied zwischen agilem Projektmanagement und dem Rest? Hier erfährst du's.

Die passende Software

Agiles Projektmanagement läuft erst dann so richtig gut, wenn du die dazugehörige Software einsetzt. Hier erfährst du, worauf du achten solltest.

Summary Hybrides Projektmanagement

Summary Hybrides Projektmanagement


Erfahre, was du über das Projektmanagement der Zukunft wissen solltest: Can Do-CEO und Entwickler Thomas Schlereth hat dieses Summary für dich verfasst.

  • Wann agiles Projektmanagement?

    Agilität ist auch eine Frage der Größe – das ist beim Projektmanagement nicht anders. Je umfangreicher deine Projekte werden, umso weniger geeignet scheinen die Vorzüge des agilen Projektmanagements. Doch auch hierfür gibt es eine Lösung: Wenn du die Projektarbeit in kleinere Teams aufteilst, können eben diese Einheiten autark und agil arbeiten, während das Projekt-Controlling klassisches Projektmanagement betreibt. Dabei entsteht dann, was wir von Can Do als Hybrides Projektmanagement bezeichnen. So gesehen, ist agiles PM für beinahe alle Projekte einsetzbar.

    Erfahre mehr über agiles PM und Scrum in diesem Blogbeitrag.

  • Wie funktioniert agiles Projektmanagement?

    Agiles Projektmanagement mit Scrum sieht zunächst – durchaus gewollt – wie ein kreatives, aber auch chaotisches Durcheinander aus. Dennoch folgt es Regeln und benötigt ein Mindestmaß an Disziplin bei den Beteiligten. Schließlich gilt es, gemeinsam ein Projekt zum Erfolg zu bringen! Über die Vorgehensweise beim agilen PM haben wir auf dieser Seite bereits beschrieben; am besten funktioniert agiles Projektmanagement wohl, wenn es auf Team-Ebene von einer entsprechenden Software wie JIRA® gebändigt und gemanagt wird. Im PMO und beim Projektcontrolling ist Can Do in der Lage, JIRA® einzubinden und agiles sowie klassisches PM zu vereinen.

    Erfahre mehr über Software-Integration auf unserer Funktionsseite

  • Was ist das Gegenteil von agilem Projektmanagement?

    Agiles PM ist in gewisser Weise ein moderner Gegenentwurf zum klassischen Projektmanagement mit seinen Elementen wie Wasserfallmodell und Netzplantechnik. Klassisches PM hat jedoch noch lange nicht ausgedient: Gerade im Multiprojektmanagement und bei umfangreicheren Projekten kann es die gewünschte Klarheit und Stringenz ins Controlling bringen. Mittlerweile sind agiles PM und klassische Methoden auch keine „Gegenspieler“ mehr, sondern ergänzen sich im Hybriden Projektmanagement.

    Erfahre in diesem Blogpost mehr über die Unterschiede zwischen klassischem, agilem und Hybriden Projektmanagement.

  • Ist agiles Projektmanagement besser als klassisches PM?

    Das kommt darauf an… Tatsächlich kann agiles PM ein Projekt-Turbo bei überschaubaren Projekten und in kleineren Teams sein. Ob du dich für agiles oder klassisches Projektmanagement entscheidest – und welches davon besser ist –, kommt ganz auf dein Unternehmen, die Projekte und nicht zuletzt die Stakeholder an. Du kannst dich aber auch von der Frage nach der besseren Lösung befreien und für Hybrides Projektmanagement entscheiden: Damit setzt du agiles Projektmanagement gleichzeitig mit klassischen Methoden ein – und beide können ihre individuellen Stärken ausspielen.

    Erfahre mehr über Hybrides Projektmanagement auf unserer Wissensseite.